Er wordt gefraudeerd met declaraties of er is iets gestolen. Of er is sprake van ongewenst gedrag. Speelt dit op de werkvloer, dan kan er onderzoek worden gedaan. Dit kan een intern, eigen onderzoek zijn. Maar het onderzoek kan ook worden uitbesteed aan de bedrijfsrecherche. Wat te doen als je wordt uitgenodigd voor een gesprek? Als werknemer ben je in principe gehouden mee te werken aan het onderzoek. Of je zelf verdacht wordt of niet, het is verstandig jezelf op zo’n gesprek voor te bereiden.
10 tips
Voor het gesprek
Tip 1: Vraag waar het over gaat
Vraag waar het gesprek over gaat. Laat je niet meteen afschepen met een ‘daar kunnen we op dit moment niets over zeggen’. Hoe meer informatie je hebt, hoe beter je je kunt voorbereiden. Kan men niet zeggen waar het precies over gaat? Vraag dan wat de algemene verdenking is of over welke periode ze iets willen weten.
Tip 2: Check of er een reglement is
Ga na of er binnen de organisatie en onderzoeksreglement is. Daarin staat mogelijk wat je kan en mag verwachten van een onderzoek van de bedrijfsrecherche.
Tip 3: Fris het geheugen op
Met de informatie die je hebt verzameld is de volgende stap om je geheugen op te frissen. Wat weet je nog van de betreffende situatie of periode? Als je ergens even rustig over nadenkt, blijkt er vaak nog wel iets op te rakelen uit het geheugen. Bovendien hoef je het tegenwoordig zelden alleen te doen: kijk ook in je mail en berichtenverkeer of daar nuttige informatie in staat. Ook collega’s kunnen als geheugensteun fungeren.
Tip 4: Voorbespreking
Soms is de beste voorbereiding om te oefenen. Dat kan met een partner, vriend of collega. Wil je je serieuzer voorbereiden, dan kan je dat ook doen met een jurist of advocaat. Een oefengesprek kan duidelijk maken of het lukt om goed antwoord te geven op vragen, of dat je misschien nog het een en ander moet uitzoeken voor het gesprek. Ook doet het de zenuwen soms dalen. Je mag ook iemand meenemen naar het gesprek. Dat kan handig zijn, je hebt dan begeleiding en steun. Bovendien horen twee mensen meer dan één.
Tijdens het gesprek
Tip 5: Vraag om verduidelijking
Het is lastig antwoord geven op een onduidelijke vraag. Is een vraag heel algemeen of onduidelijk, vraag dan wat precies is bedoeld of waar men naar op zoek is. Willen zij bruikbare informatie hebben, dan is het nodig heldere vragen te stellen.
Tip 6: Antwoord kort en zakelijk
De meeste mensen hebben de neiging uit te wijden. Probeer dat niet te doen, maar juist kort en zakelijk te antwoorden op de vraag. Is dat niet mogelijk? Zorg dan dat je relevante context geeft voor jouw antwoord. Dat kan informatie zijn over hoe sommige dingen in jouw organisatie gaan of wat het werk inhoudt. Die achtergrondinformatie kan nuttig zijn om een antwoord goed te interpreteren, zeker als het onderzoek wordt gedaan door een extern bedrijf.
Tip 7: Wees geen ChatGPT
Als ChatGPT een antwoord niet weet, dan verzint hij wel iets. Doe dat niet als je bevraagd wordt in een onderzoek. De neiging is er soms zaken aan te vullen om zo toch een compleet antwoord te geven. Soms is het onschuldig, maar met een beetje pech werk je jezelf of anderen hiermee in de nesten. Weet je iets niet? Dan is dat het antwoord. Ga niet gissen.
Tip 8: Lees het verslag na
Van elk gesprek wordt een verslag gemaakt. Dat verslag is bijna belangrijker dan het gesprek zelf. Het gesprek vergt vaak best wat energie, en dan moet je óók het verslag nog bekijken. De beste tip is om te vragen of je het verslag thuis mag nalezen en er per e-mail op mag reageren. Als dat niet mogelijk is, neem dan de tijd om het verslag goed door te lezen en voel je niet bezwaard om aanpassingen te maken.
Tip 9: Hoe verder?
Vraag aan het einde van het gesprek hoe het onderzoek verder verloopt. Wat zijn de vervolgstappen en wanneer vinden die plaats. Het is een vraag die vaak vergeten wordt. Overkomt jou dat ook? Stel de vraag dan naderhand nog per telefoon of per mail.
Na het gesprek
Tip 10: Stuur informatie na
Schiet je na het gesprek nog iets te binnen? Dingen die belangrijk zijn of je nog had willen zeggen, kan je ook na het gesprek nog doorgeven. Wees dus niet bang om dat naderhand nog te doen door te bellen of een e-mail te sturen.
Ter afsluiting
Ben jij betrokken bij een bedrijfsonderzoek en zoek je hulp? Wij begeleiden je graag
